سجل المخاطر المؤسسية وخطة المعالجة جمعية الإحسان الخيرية أولاً: بيانات السجل اسم الجمعية: جمعية الإحسان الخيرية رقم الترخيص: 3000000 تاريخ إعداد السجل: {{ تاريخ إعداد السجل }} الفترة المشمولة: {{ الفترة المشمولة }} مسؤول إدارة المخاطر: {{ مسؤول إدارة المخاطر }} المدير التنفيذي: {{ المدير التنفيذي }} مسؤول الالتزام: {{ مسؤول الالتزام }} المسؤول المالي: {{ المسؤول المالي }} رئيس مجلس الإدارة: {{ رئيس مجلس الإدارة }} ثانياً: الهدف من السجل يهدف هذا السجل إلى حصر المخاطر المؤسسية التي قد تؤثر على الجمعية أو برامجها أو مواردها أو سمعتها أو التزامها النظامي، وتقييم مستوى هذه المخاطر، وتحديد الإجراءات الوقائية وخطط المعالجة والمسؤوليات وآلية المتابعة، بما يدعم الحوكمة والرقابة الداخلية واستمرارية العمل. ثالثاً: نطاق المخاطر يشمل هذا السجل، بحسب طبيعة عمل الجمعية، المخاطر الآتية: 1. المخاطر المالية. 2. مخاطر التبرعات وتنمية الموارد. 3. مخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب. 4. مخاطر تعارض المصالح. 5. المخاطر التشغيلية. 6. مخاطر خدمات المستفيدين. 7. مخاطر الموارد البشرية. 8. مخاطر التقنية وحماية البيانات. 9. مخاطر السمعة والإعلام. 10. مخاطر المشتريات والتعاقد. 11. مخاطر الامتثال والحوكمة. 12. مخاطر استمرارية الأعمال. رابعاً: آلية تقييم المخاطر يتم تقييم كل خطر وفق عناصر قابلة للتعديل بحسب احتياج الجمعية، ومنها: 1. وصف الخطر. 2. سبب الخطر. 3. الأثر المتوقع. 4. احتمال الحدوث. 5. مستوى الخطورة. 6. الإجراءات الحالية للحد من الخطر. 7. خطة المعالجة أو التحسين. 8. المسؤول عن المتابعة. 9. حالة الخطر. 10. تاريخ المراجعة القادمة. ولا يتضمن هذا النموذج درجات ثابتة أو معادلات إلزامية، وتحدد الجمعية منهجية التقييم التفصيلية وفق ما تعتمده داخلياً. خامساً: سجل المخاطر الخطر رقم: [ ] تصنيف الخطر: [ مالي / تشغيلي / تقني / امتثال / حوكمة / سمعة / تبرعات / مستفيدين / موارد بشرية / مشتريات / غسل أموال وتمويل إرهاب / أخرى ] وصف الخطر: [ ] سبب الخطر أو مصدره: [ ] الأثر المتوقع عند حدوث الخطر: [ ] احتمال الحدوث: [ منخفض / متوسط / مرتفع ] درجة الأثر: [ منخفض / متوسط / مرتفع ] مستوى الخطورة العام: [ منخفض / متوسط / مرتفع / عالٍ جداً ] الإجراءات الحالية للحد من الخطر: 1. [ ] 2. [ ] 3. [ ] خطة المعالجة أو التحسين: 1. [ ] 2. [ ] 3. [ ] المسؤول عن المعالجة: [ ] المسؤول عن المتابعة: [ ] الموارد المطلوبة للمعالجة، إن وجدت: [ ] تاريخ بدء المعالجة: [ ] تاريخ المراجعة القادمة: [ ] حالة الخطر: [ مفتوح / تحت المعالجة / تحت المراقبة / مغلق / يحتاج تصعيد ] هل يحتاج الخطر إلى رفع لمجلس الإدارة أو لجنة مختصة؟ [ نعم / لا ] ملاحظات إضافية: [ ] سادساً: خطر إضافي الخطر رقم: [ ] تصنيف الخطر: [ مالي / تشغيلي / تقني / امتثال / حوكمة / سمعة / تبرعات / مستفيدين / موارد بشرية / مشتريات / غسل أموال وتمويل إرهاب / أخرى ] وصف الخطر: [ ] سبب الخطر أو مصدره: [ ] الأثر المتوقع: [ ] احتمال الحدوث: [ منخفض / متوسط / مرتفع ] درجة الأثر: [ منخفض / متوسط / مرتفع ] مستوى الخطورة العام: [ منخفض / متوسط / مرتفع / عالٍ جداً ] الإجراءات الحالية: 1. [ ] 2. [ ] خطة المعالجة: 1. [ ] 2. [ ] المسؤول عن المعالجة: [ ] تاريخ المراجعة القادمة: [ ] حالة الخطر: [ مفتوح / تحت المعالجة / تحت المراقبة / مغلق / يحتاج تصعيد ] ملاحظات: [ ] سابعاً: أمثلة استرشادية للمخاطر المحتملة تستطيع الجمعية استخدام البنود الآتية كأمثلة استرشادية قابلة للتعديل أو الحذف: 1. ضعف توثيق القرارات أو محاضر الاجتماعات. 2. تأخر متابعة قرارات مجلس الإدارة أو اللجان. 3. الاعتماد على شخص واحد في إجراء مالي أو إداري حساس. 4. عدم اكتمال مستندات المستفيدين أو المساعدات. 5. وجود تعارض مصالح غير مفصح عنه. 6. ضعف حماية بيانات المستفيدين أو المتبرعين. 7. استخدام قنوات تبرع غير معتمدة. 8. ضعف حفظ السجلات أو صعوبة الرجوع إليها. 9. تأخر إعداد التقارير المالية أو الحوكمية. 10. ضعف التحقق من الموردين أو العقود. 11. مخاطر تقنية تتعلق بالنسخ الاحتياطي أو الوصول غير المصرح. 12. مخاطر سمعة مرتبطة بنشر معلومات غير دقيقة أو غير معتمدة. ثامناً: خطة المعالجة العامة بناءً على المخاطر المرصودة، تعتمد الجمعية خطة معالجة عامة تشمل: 1. مراجعة السياسات واللوائح ذات العلاقة. 2. تحسين التوثيق وحفظ السجلات. 3. تحديد المسؤوليات والصلاحيات بوضوح. 4. تعزيز المراجعة المالية والإدارية. 5. رفع الوعي بالحوكمة وتعارض المصالح. 6. تحسين حماية البيانات والخصوصية. 7. متابعة القرارات والتوصيات المتأخرة. 8. رفع المخاطر العالية لصاحب الصلاحية. 9. مراجعة السجل دورياً وتحديثه عند الحاجة. تاسعاً: مؤشرات المتابعة يمكن متابعة فعالية إدارة المخاطر من خلال المؤشرات الآتية: 1. عدد المخاطر المفتوحة. 2. عدد المخاطر عالية الأهمية. 3. عدد المخاطر المغلقة. 4. عدد المخاطر المتعثرة في المعالجة. 5. عدد المخاطر التي تم رفعها لمجلس الإدارة أو لجنة مختصة. 6. عدد الإجراءات التصحيحية المنفذة. 7. أبرز المخاطر المتكررة. 8. أبرز التحسينات المطلوبة. عاشراً: التصعيد والإبلاغ يتم تصعيد الخطر إلى المدير التنفيذي أو مجلس الإدارة أو اللجنة المختصة عند وجود أحد المؤشرات الآتية: 1. ارتفاع مستوى الخطورة. 2. وجود أثر مالي أو نظامي أو سمعة جوهري. 3. تكرار الخطر أو عدم معالجته. 4. ارتباط الخطر بشبهة مخالفة أو احتيال أو غسل أموال. 5. ارتباط الخطر ببيانات حساسة أو مستفيدين أو متبرعين. 6. الحاجة إلى قرار أو صلاحية أعلى للمعالجة. حادي عشر: العلاقة بالسياسات الأخرى يرتبط هذا السجل بالسياسات والوثائق الآتية، بحسب طبيعة الخطر: 1. سياسة تعارض المصالح. 2. سياسة خصوصية البيانات. 3. سياسة حفظ السجلات والوثائق وإتلافها. 4. لائحة السياسات المالية. 5. لائحة إجراءات التعاقد والمشتريات. 6. سياسة الوقاية من غسل الأموال وتمويل الإرهاب. 7. دليل مؤشرات الاشتباه. 8. لائحة الصلاحيات والتفويضات. 9. سجل متابعة القرارات والتوصيات. 10. أي سياسة أو لائحة أخرى ذات علاقة. ثاني عشر: حفظ السجل يحفظ هذا السجل ضمن وثائق الحوكمة والامتثال وإدارة المخاطر في الجمعية، وترفق به أي مستندات أو تقارير أو قرارات ذات علاقة عند الحاجة، ويخضع الحفظ لسياسة حفظ السجلات والوثائق وإتلافها. ثالث عشر: اعتماد ومراجعة السجل مسؤول إدارة المخاطر: الاسم: {{ مسؤول إدارة المخاطر }} التوقيع: [ ] التاريخ: [ ] مسؤول الالتزام: الاسم: {{ مسؤول الالتزام }} التوقيع: [ ] التاريخ: [ ] المدير التنفيذي: الاسم: {{ المدير التنفيذي }} التوقيع: [ ] التاريخ: [ ] المسؤول المالي، عند الحاجة: الاسم: {{ المسؤول المالي }} التوقيع: [ ] التاريخ: [ ] رئيس مجلس الإدارة، عند الحاجة: الاسم: {{ رئيس مجلس الإدارة }} التوقيع: [ ] التاريخ: [ ] ملاحظات إضافية: [ ]